Một kế toán nhân sự ở doanh nghiệp vừa, cuối năm nay, nhiều khả năng đang giữ hai danh sách khác nhau trên cùng một bảng tính: danh sách đóng bảo hiểm xã hội và danh sách đóng bảo hiểm thất nghiệp. Trước đây hai danh sách gần như trùng nhau nên không ai để ý. Từ năm nay thì không.
Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, gồm 11 chương và 141 điều, thay thế luật năm 20141,2. Luật Việc làm số 74/2025/QH15 có hiệu lực từ 1/1/2026, quản phần bảo hiểm thất nghiệp. Hai luật mở rộng đối tượng theo hai hướng khác nhau, và chỗ giao nhau là nơi dễ sai nhất.
Bốn nhóm mới của Luật Bảo hiểm xã hội
Theo tổng hợp của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, luật bổ sung bốn nhóm vào diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc1:
- Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh.
- Người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn và tổ dân phố.
- Người lao động làm việc không trọn thời gian.
- Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người quản lý điều hành hợp tác xã không hưởng tiền lương.
Đọc kỹ nhóm cuối. Bảo hiểm xã hội bắt buộc nay bao gồm người quản lý không hưởng lương, trong khi bảo hiểm thất nghiệp theo Luật Việc làm 2025 lại bao gồm người quản lý có hưởng lương. Cùng một chức danh giám đốc, hai luật hỏi hai câu khác nhau, và câu trả lời quyết định họ nằm ở danh sách nào.
Hưu trí: mốc 15 năm và điều cần nói lại với nhân viên
Thay đổi được nhắc nhiều nhất là điều kiện hưởng lương hưu: số năm đóng tối thiểu giảm từ 20 xuống 15 năm, áp dụng cho cả bảo hiểm xã hội bắt buộc và tự nguyện1. Người lao động vẫn phải đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định; chỉ điều kiện về thời gian đóng được rút ngắn.
Với bộ phận nhân sự, đây là nội dung cần đưa vào tài liệu giải đáp cho nhân viên, nhất là nhóm vào nghề muộn hoặc có quãng gián đoạn đóng bảo hiểm. Trước đây, một người bắt đầu đóng ở tuổi 45 gần như không có cửa nhận lương hưu; bây giờ thì có.
Luật cũng bổ sung tầng trợ cấp hưu trí xã hội do ngân sách bảo đảm cho người từ 75 tuổi không có lương hưu hay trợ cấp bảo hiểm xã hội hằng tháng, và cho người từ 70 đến dưới 75 tuổi thuộc hộ nghèo, cận nghèo3.
Chậm đóng và trốn đóng không còn là một
Một thay đổi ít được nhắc nhưng ảnh hưởng trực tiếp tới rủi ro pháp lý của doanh nghiệp: luật dành hẳn một chương về quản lý thu và đóng bảo hiểm xã hội, trong đó làm rõ thế nào là chậm đóng và thế nào là trốn đóng, cùng cách xử lý từng hành vi1.
Trước đây hai khái niệm này bị dùng lẫn, và ranh giới mờ khiến việc xử lý không nhất quán. Khi luật tách bạch, doanh nghiệp nộp muộn vì lý do dòng tiền và doanh nghiệp cố tình không khai báo người lao động sẽ không còn được đối xử như nhau.
Luật cũng đưa vào khái niệm "mức tham chiếu" để tính mức đóng và mức hưởng một số chế độ, thay cho cách neo vào lương cơ sở; khi chưa bãi bỏ lương cơ sở thì mức tham chiếu bằng mức lương cơ sở1. Đây là chi tiết kỹ thuật, nhưng nó đi vào mọi công thức tính trên bảng lương.
Việc của bộ phận nhân sự
Phần lớn sai sót trong lĩnh vực này không đến từ việc cố tình né, mà đến từ một danh sách được lập từ nhiều năm trước và chưa ai rà lại theo hai luật mới. Hai nhóm dễ sót nhất vẫn là người làm bán thời gian và những người giữ chức danh quản lý nhưng được trả theo cách không giống nhân viên.
Ba chỗ trong bảng lương cần sửa theo
Những thay đổi của luật không dừng ở danh sách người tham gia. Chúng đi thẳng vào các công thức mà bộ phận nhân sự dùng hằng tháng.
Chỗ thứ nhất là mức tham chiếu. Mọi công thức đang neo vào lương cơ sở cần được rà lại xem đã chuyển sang khái niệm mới chưa, kể cả các bảng tính trợ cấp nội bộ mà kế toán tự dựng.
Chỗ thứ hai là nhóm chủ hộ kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp đang làm việc với hộ kinh doanh trong vai trò đại lý, nhà cung cấp dịch vụ hoặc đơn vị gia công. Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nay thuộc diện tham gia bắt buộc với tư cách của chính họ; điều này không tạo ra nghĩa vụ cho doanh nghiệp đối tác, nhưng ảnh hưởng tới chi phí của bên kia và nên được tính khi đàm phán lại hợp đồng dịch vụ.
Chỗ thứ ba là hồ sơ điện tử. Luật bổ sung quy định về giao dịch điện tử trong bảo hiểm xã hội và đơn giản hóa thủ tục. Nếu doanh nghiệp vẫn đang nộp hồ sơ theo cách cũ, đây là thời điểm để chuyển, vì nghĩa vụ đăng ký lao động theo Luật Việc làm cũng đi cùng đường dữ liệu đó.
